クリニック閉院時に必要な手続きについて

クリニックを閉院する際には、患者対応、行政手続き、スタッフの雇用終了手続きなど、多岐にわたる対応が求められます。加えて、さまざまな届出を期限内に提出する必要があります。本記事では、必要な手続きや提出期限を網羅的に解説し、閉院をスムーズに進めるためのポイントを詳しくご紹介します。

閉院準備に必要な全体スケジュール

閉院手続きは時間をかけて計画的に進める必要があります。以下に、おすすめのスケジュールを示します。

6か月前：閉院計画の立案

• 関係者（患者、スタッフ、取引業者）への初期通知を開始。
• 診療所や医療機器、その他資産の処分計画を策定。

3か月前：具体的な準備

• 行政機関への相談開始（保健所、地方厚生局など）。
• スタッフの雇用契約終了手続きや退職金計算を準備。

1か月前：最終調整

• 閉院日を周知する（院内掲示、ウェブサイトでの案内）。
• 診療記録やカルテの管理計画を策定し、保管方法を確認。

各種届出と提出期限

クリニック閉院時には、行政機関や関係機関への届出が必須です。以下は、提出先と期限を一覧化したものです。

行政機関への届出

税務関係の届出

社会保険・労働保険関係の届出

注意すべきポイント

• 期限を守る：各届出には厳密な提出期限が設定されています。スケジュールに余裕を持って対応しましょう。
• 専門家の活用：弁護士、税理士、行政書士に相談することで、漏れなく手続きを進めることが可能です。
• 患者対応の優先：診療終了後も患者さんに影響が出ないよう、記録管理や引継ぎを丁寧に行いましょう。

患者・スタッフへの対応

かかりつけ患者への対応

クリニックを閉院する際には、通院中の患者さんや入院患者さんに、閉院日を事前に知らせる必要があります。特に、継続的な診療が必要な患者さんには、他の医療機関への引き継ぎを行いましょう。引き継ぎ先が決まっている場合には、紹介状を準備するなど、患者さんがスムーズに転院できるよう配慮が求められます。また、未収の医療費がある場合は、閉院前に回収を完了するよう努めてください。

スタッフへの対応

スタッフに対しても、閉院について早めに知らせることが大切です。閉院に伴い解雇する場合は、解雇の理由や時期を十分に説明し、納得を得られるよう配慮しましょう。スタッフの退職金が規定されている場合は、その準備も進めます。また、退職に伴う社会保険の手続きも忘れずに行いましょう。

閉院後も保管が必要なもの

診療記録（カルテ）

カルテは医師法第24条に基づき、過去5年分の保管が義務付けられています。紙カルテの場合、患者数によってはかなりの保管スペースが必要となるため、適切な保管場所を確保してください。一方、電子カルテの場合はスペース不要ですが、クラウド型システムでは契約終了後にデータが消失する可能性があるため、PDF形式などで保存しておくことを推奨します。

レントゲンフィルムやデータ

保険医療機関及び保険医療養担当規則第9条に基づき、撮影後のレントゲンフィルムやデータは、診療行為が終了してから3年間の保管が義務付けられています。

放射線関連の記録

エックス線装置などを使用していた場合は、線量計による測定結果の記録を5年間保管する必要があります。測定は半年以内ごとに1回以上行われていることが求められます。

向精神薬の処分記録

向精神薬を使用していた場合、廃棄の記録を2年間保管することが義務付けられています。記録内容には、薬品名や数量、処分日、処分先の詳細が含まれます。廃棄時は確実に処理するため、酸・アルカリ分解や焼却など適切な方法を使用してください。

閉院を知らせるタイミング

スタッフへの通知

スタッフに閉院を伝える際には、解雇の必要性やスケジュールについて十分に説明し、転職準備ができるよう配慮しましょう。労働組合がある場合は事前協議を行い、退職金や最終給与の準備も進めます。

患者への通知

患者さんには、診療終了日を明確に伝えるとともに、引き継ぎ先の医療機関を紹介する必要があります。紹介状作成などには一定の時間がかかるため、早めの準備が重要です。また、患者さんの未収医療費がある場合は、閉院前に確認して回収を進めましょう。

賃貸物件や医療機器の処分

賃貸物件の返却

クリニックが賃貸物件の場合、契約内容に基づき原状回復が求められる場合があります。スケルトン返却が必要な場合は、解体費用などを事前に確認し、準備を進めてください。

医療機器のリースやローンの処理

リース契約が残っている医療機器がある場合、リース代金の精算を行います。また、ローンが残っている場合は、必要に応じて売却や返済の手続きを進めましょう。

まとめ

クリニック閉院には、関係者対応や多岐にわたる届出が必要です。本記事で紹介した内容を参考に、計画的に準備を進めましょう。専門家を活用し、手続き漏れを防ぐことでスムーズな閉院が実現します。